Tổ chức sự kiện ở ngoài trời cần chuẩn bị những gì?
Tổ chức sự kiện ngoài trời có tương đối nhiều ưu điểm như không gian rộng rãi, thoáng đãng, phong cách hiện đại, thỏa sức trang trí mà không bị gò bó bởi sức chứa và ăn mặc tích… Tuy vậy, để tổ chức một sự kiện ngoài trời thành công may mắn tốt lành thì nhà tổ chức rất cần phải chuẩn bị mọi thứ thật kỹ càng lưỡng.
Tham khảo công ty du lịch uy tín, chất lượng tại đây
Lựa chọn địa điểm
Đối với các sự kiện ngoài trời, lựa chọn địa điểm tổ chức là khâu quan trọng nhất. Ban tổ chức cần được căn cứ vào nội dung sự kiện, yêu cầu của khách hàng và số lượng khách tham dự… để tìm kiếm một vị trí tổ chức phù hợp nhất.
Yêu cầu địa điểm tổ chức phải cung cấp những tiêu chí sau: không gian đủ lớn để kê bàn ghế, tạo sự thoải mái cho khách tham dự, vị trí thuận lợi, dịch vụ tốt, an ninh an toàn…
Giấy phép cho sự kiện ngoài trời
Sự việc giấy phép có lẽ nhiều người không quá chú trọng và để ý đến, Tuy vậy để bảo đảm sự kiện diễn ra tốt lành và không gặp phải bất cứ vấn đề gì về địa điểm, bạn cần thực hiện đầy đủ và kỹ lưỡng đối với các thủ tục cần thiết như: công văn xin phép tổ chức; hợp đồng cho thuê, mượn địa điểm; nếu có ca nhạc thì còn cần thêm các giấy tờ biên bản cam kết biểu diễn nghệ thuật…
Trang trí
Trang trí cũng là một khâu vô cùng quan trọng. Vì vậy, những ý tưởng phát minh độc đáo dựa trên chủ đề của sự kiện cần được phát huy triệt để để trang trí cho không gian sự kiện được ấn tượng nhất, tuyệt đối hoàn hảo.
Đầu tiên phải phải chú trọng tới backdrop, nó phải nêu rõ được chủ đề chương trình, đơn vị tổ chức và logo kèm theo. Thứ 2, nên bố trí các banner quảng cáo xen kẽ để tạo không gian hài hòa, bớt trống trải.
Hệ thống âm thanh và ánh sáng
Địa điểm tổ chức các sự kiện ngoài trời thường là những nơi rộng lớn, thoải mái như: công viên, bãi biển, sân vận động…Do đó, hệ thống âm thanh, ánh sáng phải chú ý đến công suất lớn, có sức lan tỏa khắp không gian sự kiện, đảm bảo an toàn các yêu cầu kỹ thuật.
Chuẩn bị địa điểm giữ xe cho khách đến tham dự
Trước tiên: Nếu đơn vị thuê mướn địa điểm có sẵn bãi giữ xe và bảo vệ, thì rất cần phải thỏa thuận rõ những điều đó trong hợp đồng. đảm bảo an toàn tài sản của khách và bên giữ xe chịu hoàn toàn trách nhiệm, tránh sự cố đùn đẩy trách nhiệm cho nhau.
Thứ hai: còn nếu không có sẵn bãi giữ xe thì ban tổ chức căn cứ vào số lượng khách tham dự để bố trí nơi giữ xe thuận tiện, gần nơi tổ chức. Đồng thời cử thêm số lượng dân cư trông giữ và hướng dẫn cho khách tới địa điểm tổ chức.
Soát vé
Đối với loại sự kiện có vé mời thì cần chuẩn bị tốt khâu soát vé, tránh sự cố không có vé vẫn vào cửa. rất có khả năng áp dụng biện pháp xé vé và dán băng vào tay hoặc áo những người đã được kiểm vé.
Chạy chương trình
Sự kiện ngoài trời là 1 trong những sự kiện lớn, vì vậy nội dung chương trình rất cần được được lên kịch bản chi tiết từ trước với các hoạt động sinh hoạt lôi cuốn, phong phú như: câu hỏi đố vui, trò chơi trúng thưởng…và các tiết mục văn nghệ xen kẽ để tạo không khí vui tươi và thu hút sự quan tâm của khán giả, khách mời. MC là người quan trọng nhất, đóng vai trò dẫn dắt sự kiện, phải duyên dáng, dí dỏm sẽ đóng góp thêm phần tạo được thành công cho chương trình.
Lưu ý: Nếu chương trình có khách mời là nghệ sĩ thì cần ký hợp đồng đàm phán trước về thời gian của họ. Đồng thời phải dự phòng trường hợp nghệ sĩ đến muộn hoặc có lý do không đến được để tránh làm lỡ chương trình.
Vấn đề vệ sinh
Với những sự kiện tổ chức ngoài trời thì lượng rác thải tác động trực tiếp đến không gian là rất lớn. Vì vậy, rất cần phải chuẩn bị đội ngũ phục vụ kịp thời đảm bảo an toàn sự việc vệ sinh sạch sẽ, đồng thời nhà tổ chức cũng có khả năng khuyến khích tinh thần tự giác của khách tham dự bằng việc bỏ rác vào thùng với những slogan bảo vệ môi trường.
An ninh và cấp cứu
Vụ việc an ninh và cấp cứu là vấn đề hết sức quan trọng, cần phân công một đội đảm bảo an ninh quanh vùng tổ chức sự kiện để không làm ảnh hưởng đến chương trình đang diễn ra. Đồng thời đề ra các phương án đề phòng đối với các trường hợp phát sinh vấn đề sức khỏe của khách tham dự.